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E-Mail-Einrichtung — [email protected]

Betriebshandbuch für die Einrichtung von [email protected] (und weiteren Adressen) auf der bestehenden Cloudflare-gehosteten Domain. CEO-ausführbar, ~10 Minuten, kostenlos für die F&F-Phase.

Phase 53.9 · Zuletzt aktualisiert: 2026-05-08 · Anbieter: Cloudflare Email Routing (empfohlen für F&F)

Warum dieser Leitfaden existiert

Arc OS versendet heute ausgehende E-Mails (Verifizierung, Passwort-Zurücksetzen) über Resend mit From: [email protected] — siehe shared/email.ts. Die Domain hat jedoch keinerlei eingehende E-Mails: dig MX arc-os.co gibt nichts zurück, sodass alles, was an [email protected] gesendet wird, bounced. Das beeinträchtigt:

Dieser Leitfaden aktiviert eingehende E-Mails, ohne eine Mailbox kaufen zu müssen.

Voraussetzungen

Phase A — Cloudflare Email Routing (KOSTENLOS, empfohlen)

Schritt 1 — Email Routing im Cloudflare-Dashboard aktivieren

  1. Öffne https://dash.cloudflare.com → wähle die arc-os.co-Zone
  2. Linke Seitenleiste → Email → Email Routing
  3. Klicke auf Enable Email Routing
  4. Cloudflare bietet an, die erforderlichen DNS-Einträge automatisch hinzuzufügen — akzeptieren. Es werden folgende Einträge gesetzt:
    • MX 10 amir.mx.cloudflare.net.
    • MX 20 isaac.mx.cloudflare.net.
    • MX 30 linda.mx.cloudflare.net.
    • TXT v=spf1 include:_spf.mx.cloudflare.net ~all
  5. Überprüfe, dass das grüne Häkchen neben „DNS records configured correctly" erscheint

Schritt 2 — Dein Ziel (Gmail) einmalig verifizieren

Cloudflare sendet eine einmalige Verifizierungs-E-Mail an die Adresse, an die du weiterleiten möchtest. Klicke auf den Link.

Schritt 3 — Weiterleitungsregeln hinzufügen

Klicke unter Email Routing → Routes auf Create address. Füge drei hinzu:

Benutzerdefinierte Adresse Aktion Ziel
[email protected] Weiterleiten an <deine-gmail>@gmail.com
[email protected] Weiterleiten an <deine-gmail>@gmail.com
[email protected] Weiterleiten an <deine-gmail>@gmail.com

Optional: Füge eine Catch-all-Route → Weiterleitung an Gmail hinzu. Fängt Tippfehler wie [email protected] ab.

Schritt 4 — Test senden

echo "test from $(hostname) at $(date)" | mail -s "Email Routing test" [email protected]

Oder einfach vom Smartphone senden. Sollte innerhalb von ~10 Sekunden in Gmail ankommen, mit erhaltenem From: <wer-auch-immer-gesendet-hat> und To: [email protected].

Schritt 5 — Von Gmail als [email protected] antworten (optional, aber praktisch)

Cloudflare Email Routing ist nur für eingehende E-Mails — du kannst nicht von [email protected] senden. Workaround über Gmail:

  1. Gmail → Einstellungen → Konten → E-Mail senden als → Weitere E-Mail-Adresse hinzufügen
  2. Adresse: [email protected], Name: Arc OS Team
  3. Ausgehender SMTP: Gmail's eigener SMTP (Cloudflare proxied keine ausgehenden E-Mails)
  4. Über den Code verifizieren, den Gmail sendet — die Verifizierungs-E-Mail landet dank der Weiterleitungsregel sofort wieder in Gmail

Gmail lässt dich E-Mails mit From: [email protected] verfassen. Empfänger sehen sie. Reply-To leitet zurück an [email protected] → Weiterleitungskette → Gmail.

Schritt 6 — CRM-Signup-From:-Header aktualisieren

Bereits korrekt — shared/email.ts:32 setzt standardmäßig Citadel <[email protected]>. Bestätige, dass RESEND_API_KEY im Vault ist und Resends arc-os.co-Domain in deren Dashboard verifiziert ist. Resend verwendet separate DKIM-CNAMEs (*.resend._domainkey), die nicht mit Email Routings MX/SPF kollidieren.

Falls du möchtest, dass Signup-Bestätigungen auch an info@-routbare Adressen gehen, ist keine Änderung nötig — Resend sendet einfach; Cloudflare empfängt einfach.

Phase B — DMARC (empfohlen nach Verifizierung von Phase A)

DMARC schützt die Domain vor Spoofing. Wenn sowohl Cloudflare Email Routing (eingehend) als auch Resend (ausgehend) aktiv sind, füge einen TXT-Eintrag zur Überwachung hinzu:

Name:  _dmarc.arc-os.co
Type:  TXT
Value: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:[email protected]; pct=100

p=none sammelt Berichte, ohne etwas abzulehnen. Nach 2 Wochen sauberer Berichte auf p=quarantine und dann p=reject erhöhen.

Phase C — Weiterleitungen hinter sich lassen → echte Mailbox (später)

Wenn Weiterleitungen nicht mehr ausreichen (separate Postfächer je Rolle, Kalendereinladungen, mobile Apps, zuverlässig von der Domain senden):

Anbieter Kosten Einrichtungszeit Vorteile
Zoho Mail Lite $1/User/Monat (oder kostenlos für ≤5 User mit Zoho-Branding) 30 Min. Vollständiges Postfach, mobile App, nativ von info@ senden
Google Workspace $6/User/Monat 30 Min. Erstklassiges Gmail + Calendar + Drive + Admin-Konsole
Fastmail $5/User/Monat 30 Min. Datenschutzorientiert, keine Werbung, schnelle UI

Migrationspfad von Cloudflare → Mailbox: Lösche die Weiterleitungsregel für die Adresse, die du migrierst (z. B. info@), aktualisiere MX-Einträge auf den neuen Anbieter, lasse Cloudflare Email Routing für Adressen aktiv, die du weiterhin weiterleiten möchtest (z. B. bugs@ könnte dauerhaft weitergeleitet bleiben).

Nicht vorschnell migrieren. Das F&F-E-Mail-Volumen rechtfertigt selten den kognitiven Aufwand eines separaten Postfachs.

Verifizierungs-Checkliste

Nach Abschluss von Phase A:

Nach Abschluss von Phase B:

Aufgaben für den CEO (nicht automatisierbar)

  1. Jetzt sofort: Cloudflare → Email → Email Routing aktivieren → DNS akzeptieren → Gmail-Ziel verifizieren → 3 Weiterleitungsregeln hinzufügen. ~7 Minuten.
  2. Optional: Gmail „E-Mail senden als"-Einrichtung. ~3 Minuten.
  3. Optional: DMARC-TXT-Eintrag hinzufügen. ~1 Minute.

Nach Abschluss von Schritt 1 kurz Bescheid geben, und wir schließen Issue #39.

Referenz